Sebelum menyampaikan pertanyaan kepada Allboocame, tentukan hal yang ingin diketahui. Gunakan panduan ini untuk merangkum keperluan, memberi konteks secukupnya, dan memeriksa tujuan komunikasi.
Tulis satu kebutuhan utama agar pertanyaan memiliki arah yang jelas.
02
Sertakan konteks
Berikan latar belakang yang membantu penerima memahami maksud pesan.
03
Periksa saluran
Pastikan alamat tujuan berasal dari sumber resmi yang dapat diperiksa.
Siapkan catatan sebelum menghubungi. Gambar merupakan ilustrasi proses penyusunan pesan.
01 / ARAH KOMUNIKASI
Apa yang Ingin Disampaikan?
Keperluan yang berbeda membutuhkan konteks yang berbeda pula. Gunakan tiga pola berikut untuk menyusun pertanyaan; pola ini bukan daftar layanan Allboocame.
TUJUAN
KONTEKS YANG DISIAPKAN
ARAH PERTANYAAN
Pertanyaan informasi
Konteks yang disiapkan
Topik yang ingin dipahami dan bagian informasi yang belum jelas.
Arah pertanyaan
Minta penjelasan tentang satu hal yang belum Anda temukan.
Penjelasan keperluan
Konteks yang disiapkan
Latar belakang singkat, tujuan komunikasi, dan batas kebutuhan yang relevan.
Arah pertanyaan
Jelaskan kebutuhan, lalu tanyakan informasi apa yang perlu disiapkan.
Tindak lanjut percakapan
Konteks yang disiapkan
Topik atau tanggal percakapan sebelumnya serta bagian yang masih memerlukan jawaban.
Arah pertanyaan
Rujuk pembahasan terdahulu, kemudian ajukan pertanyaan lanjutan yang spesifik.
02 / PANDUAN MENULIS
Pesan Singkat yang Tetap Lengkap
Pesan pertama tidak perlu memuat semua detail. Sampaikan alasan menghubungi, beri konteks yang berkaitan, lalu ajukan pertanyaan yang dapat ditanggapi secara langsung.
Contoh penyusunan pesan
01
Halo, saya ingin menanyakan informasi mengenai Allboocame.
02
Saya sudah membaca informasi yang tersedia, tetapi masih ingin memahami langkah untuk menyampaikan keperluan secara lebih rinci.
03
Informasi awal apa yang perlu saya sertakan agar pertanyaan saya dapat dipahami dengan tepat?
04
Terima kasih atas penjelasannya. Saya akan menyiapkan konteks yang diperlukan sebelum melanjutkan percakapan.
01. Pembuka
Sebutkan maksud menghubungi sejak awal tanpa pengantar yang berputar-putar.
02. Konteks
Jelaskan informasi yang sudah dibaca dan bagian yang masih perlu dipahami.
03. Pertanyaan
Ajukan satu pertanyaan utama dengan hasil yang diharapkan secara jelas.
04. Penutup
Akhiri dengan sopan tanpa menganggap ada kesepakatan atau janji respons.
Sesuaikan contoh tersebut dengan keperluan sebenarnya. Hindari mengirim identitas atau dokumen yang tidak berhubungan dengan pertanyaan. Jika konteksnya panjang, awali dengan ringkasan lalu tambahkan rincian seperlunya.
Saat menindaklanjuti percakapan, rujuk topik sebelumnya dan jelaskan hal yang belum terjawab. Dengan begitu, pesan berikutnya tetap berfokus pada kebutuhan yang sama.
03 / PERSIAPAN
Siapkan Sebelum Menghubungi
Tiga langkah sederhana untuk membantu merapikan isi pesan. Foto berikut merupakan ilustrasi, bukan dokumentasi kantor atau staf Allboocame.
Penerima sebaiknya dapat memahami kebutuhan utama dari kalimat awal. Ubah pertanyaan yang terlalu luas menjadi satu hal yang ingin dipastikan.
Apakah konteksnya relevan?
Sertakan informasi yang membantu menjawab pertanyaan. Rincian yang tidak berkaitan justru dapat mengaburkan maksud komunikasi.
Apakah saluran penerima sudah diperiksa?
Cocokkan alamat tujuan dengan sumber resmi yang dapat dipastikan identitasnya sebelum menyampaikan informasi pribadi atau dokumen.
05 / TANYA JAWAB
Pertanyaan Sebelum Mengirim Pesan
Apa yang sebaiknya ditulis saat pertama kali menghubungi Allboocame?
Tuliskan keperluan utama, konteks singkat, dan pertanyaan yang ingin dijawab. Perkenalkan diri seperlunya agar penerima memahami hubungan Anda dengan topik yang disampaikan.
Bolehkah beberapa pertanyaan disampaikan dalam satu pesan?
Boleh jika semuanya membahas keperluan yang sama. Susun sebagai poin dan letakkan pertanyaan paling penting lebih dahulu. Pisahkan topik yang tidak berkaitan agar arah percakapan tetap jelas.
Apa yang perlu dicantumkan dalam pesan tindak lanjut?
Sebutkan tanggal atau topik percakapan sebelumnya, rangkum bagian yang belum jelas, lalu tuliskan pertanyaan lanjutan. Tidak perlu menyalin seluruh percakapan jika ringkasan sudah cukup.
Bagaimana memastikan saluran kontak yang akan digunakan?
Periksa informasi kontak yang dicantumkan pada sumber resmi yang dapat Anda pastikan identitasnya. Cocokkan alamat tujuan sebelum mengirim. Halaman ini belum mencantumkan email atau nomor telepon yang terverifikasi.
Sudah Jelas Apa yang Ingin Ditanyakan?
Mulai dengan satu tujuan, sertakan konteks secukupnya, lalu periksa saluran penerima. Baca kembali pesan untuk memastikan pertanyaan utamanya mudah ditemukan.
